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Deutsche öffentliche Urkunden zur Verwendung im Ausland

Deutsche öffentliche Urkunden zur Verwendung im Ausland

 

I. Internationale Urkunden (CIEC–Übereinkommen)

II. Bilaterale völkerrechtliche Verträge

III. Haager Apostille

IV. Legalisation deutscher öffentlicher Urkunden

V. Vorbeglaubigung/Endbeglaubigung

VI. Beglaubigung von Übersetzungen

 

 

I. Mehrsprachige („internationale“) Urkunden (nach CIEC–Übereinkommen)

 

Deutsche Personenstandsurkunden und Ehefähigkeitszeugnisse, die nach dem Muster der Übereinkommen der Internationalen Kommission für das Zivil- und Personenstandswesen (CIEC) ausgestellt werden, sind in den anderen Vertragsstaaten von jeder Förmlichkeit befreit.

 

Vertragsstaaten des Wiener CIEC-Übereinkommens vom 08.09.1976 (Ausstellung mehrsprachiger Auszüge aus den Personenstandsbüchern: Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunde) sind:

Belgien, Bosnien-Herzegowina, Bulgarien, Deutschland, Estland, Frankreich, Italien, Kroatien, Litauen, Luxemburg, Mazedonien, Moldau, Montenegro, Niederlande, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweiz, Serbien, Slowenien, Spanien, Türkei.

 

Vertragsstaaten des Münchener CIEC-Übereinkommens vom 05.09.1980 (Ausstellung mehrsprachiger Ehefähigkeitszeugnisse) sind: Deutschland, Italien, Luxemburg, Moldau, Niederlande, Österreich, Portugal, Schweiz, Spanien, Türkei.

 

 

II. Bilaterale völkerrechtliche Verträge

 

Mit den folgenden Staaten hat die Bundesrepublik Deutschland bilaterale völkerrechtliche Verträge im Bereich Personenstandswesen oder Beglaubigung von Urkunden abgeschlossen:

Belgien, Dänemark, Frankreich, Griechenland, Italien, Luxemburg, Österreich, Schweiz.

 

In diesen Verträgen wurde für bestimmte Urkunden der Verzicht auf eine Legalisation oder deren Ersatz durch eine besondere Zwischenbeglaubigung vereinbart. Für Urkunden, die im Rechtshilfe- oder Handelsverkehr verwendet werden, gibt es zudem gesonderte völkerrechtliche Verträge.

 

 

III. Haager Apostille

 

In Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation vom 5. Oktober 1961 wird die sonst häufig verlangte Legalisation durch die sogenannte Haager Apostille ersetzt. Dieses Übereinkommen ist anwendbar auf alle öffentlichen Urkunden, mit Ausnahme von Urkunden, die von Konsularbeamten errichtet wurden, jedoch einschließlich öffentlicher Urkunden, die sich unmittelbar auf den Handelsverkehr oder das Zollverfahren beziehen.

 

Mit der Apostille wird die Echtheit der Unterschrift und ggf. des Siegels des Unterzeichners sowie dessen Befugnis zur Ausstellung der Urkunde bestätigt. Die Urkunde muss hierfür im Original vorgelegt werden. Für deutsche Urkunden wird die Apostille von einer dazu bestimmten deutschen Behörde ausgestellt (siehe unten). Eine Beteiligung der Auslandsvertretung des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll, ist nicht notwendig.

 

Das Übereinkommen gilt im Verhältnis zu Deutschland für folgende Staaten:

Andorra, Antigua und Barbuda, Argentinien, Armenien, Australien, Bahamas, Bahrain, Barbados, Belarus, Belgien*, Belize, Bosnien-Herzegowina, Botsuana, Brunei Darussalam, Bulgarien, China (nur für Urkunden aus den Sonderverwaltungsregionen Hongkong und Macau), Cookinseln, Costa Rica, Dänemark* (außer Grönland und Färöer), Dominica, Ecuador, El Salvador, Estland, Fidschi, Finnland, Frankreich*, Georgien, Grenada, Griechenland*, Honduras, Irland, Island, Israel, Italien*, Japan, Kap Verde, Kasachstan, Kolumbien, Kroatien, Lesotho, Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg*, Malawi, Malta, Marshallinseln, Mauritius, Mazedonien, Mexiko, Monaco, Montenegro, Namibia, Neuseeland (ohne Tokelau), Nicaragua, Niederlande (auch für Aruba, Curacao, Sint Maarten und den karibischen Landesteil, Bonaire, Sint Eustatius und Saba), Niue, Norwegen, Oman, Österreich*, Panama, Peru, Polen, Portugal, Rumänien, Russische Föderation, Samoa, San Marino, Sao Tome und Principe, Schweden, Schweiz*, Serbien, Seychellen, Slowakei, Slowenien, Spanien, St. Kitts und Nevis, St. Lucia, St. Vincent und die Grenadinen, Südafrika, Südkorea, Suriname, Swasiland, Tonga, Trinidad und Tobago, Tschechische Republik, Türkei, Ukraine, Ungarn, Uruguay, Vanuatu, Venezuela, Vereinigtes Königreich (auch für Anguilla, Bermuda, Caymaninseln, Falklandinseln, Gibraltar, Guernsey, Isle of Man, Jersey, Britische Jungferninseln, Montserrat, Sankt Helena, Turks- und Caicosinseln), Vereinigte Staaten, Zypern.

*Mit diesen Staaten gibt es zusätzliche bilaterale Abkommen (s. Ziffer II), die für bestimmte Urkunden einen Verzicht auf jede Förmlichkeit einschließlich der Apostille vorsehen.

 

Albanien, Aserbaidschan, Burundi, Dominikanische Republik, Indien, Kirgisistan, Liberia, Moldau, Mongolei, Paraguay und Usbekistan sind dem Apostilleübereinkommen ebenfalls beigetreten. Deutschland hat jedoch Einspruch gegen den Beitritt dieser Staaten eingelegt, so dass das Übereinkommen zwischen Deutschland und den genannten Ländern keine Anwendung findet. Es gilt daher das unter den Ziffern IV und V beschriebene Verfahren.

 

 

Apostille-Behörden in Deutschland

In der Bundesrepublik Deutschland erteilen folgende Stellen die sogenannte Haager Apostille:

 

1. Urkunden des Bundes

Bundesverwaltungsamt Referat ZMV II 6 50728 Köln Tel. 0228-99358 4100 http://www.bva.bund.de/DE/Organisation/Abteilungen/Abteilung_II/Legalisation/legalisationinhalt.html

 

Ausnahme: Für Urkunden des Bundespatentgerichts und des Deutschen Patentamts wird die Apostille vom Präsidenten des Deutschen Patentamts erteilt.

 

2. Urkunden der deutschen Bundesländer

In den Bundesländern ist die Zuständigkeit nicht einheitlich geregelt. Daher wird im konkreten Fall empfohlen, sich beim Aussteller der Urkunde zu erkundigen, durch wen die "Haager Apostille" erteilt werden kann. Im Allgemeinen sind zuständig:

 

a) Urkunden der Verwaltungsbehörden (außer Justizverwaltungsbehörden):

Ministerien (Senatsverwaltungen) für Inneres; Regierungspräsidenten; Präsident des Verwaltungsbezirks; Bezirksregierung;

in Berlin: Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten;

in Niedersachsen: Polizeidirektionen in Braunschweig, Göttingen, Hannover, Lüneburg, Oldenburg und Osnabrück;

in Rheinland-Pfalz: Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion in Kaiserslautern;

in Sachsen: Landesdirektionen in Chemnitz, Dresden und Leipzig;

in Sachsen-Anhalt: Landesverwaltungsamt in Magdeburg;

in Thüringen: Landesverwaltungsamt in Weimar;

 

b) Urkunden der Justizverwaltungsbehörden, der ordentlichen Gerichte (Zivil- und Strafgerichte) und der Notare:

Ministerien (Senatsverwaltungen) für Justiz; Land- (Amts-)gerichtspräsidenten

 

c) Urkunden der anderen als der ordentlichen Gerichte:

Ministerien (Senatsverwaltungen) für Inneres;

Regierungspräsidenten; Präsident des Verwaltungsbezirks; Bezirksregierung;

Ministerien (Senatsverwaltungen) für Justiz;

Land- (Amts-)gerichtspräsidenten;

 

 

IV. Legalisation deutscher öffentlicher Urkunden

 

Deutsche Urkunden, auf die keines der in Ziffer I bis III genannten Übereinkommen anwendbar ist, können legalisiert werden. Ob eine Legalisation verlangt wird, erfahren Sie von der ausländischen Stelle, bei der die deutsche Urkunde vorgelegt werden soll. Die Legalisation wird von der diplomatischen oder konsularischen Vertretung des betreffenden ausländischen Staates in Deutschland vorgenommen. Mit der Legalisation wird die Echtheit der Unterschrift und ggf. des Siegels des Unterzeichners sowie dessen Befugnis zur Ausstellung der Urkunde bestätigt. Wie sich die ausländische Vertretung darüber Gewissheit verschafft, steht in ihrem Ermessen.

 

Wenn sie nicht selbst von allen in Frage kommenden Urkundenbehörden stets aktuelle Unterschrifts- und Siegelproben zu Vergleichszwecken vorrätig hält oder für jede Legalisation beim Urkundenaussteller die Register einsieht, muss die ausländische Vertretung Hilfsverfahren entwickeln. Dies gilt insbesondere in einem Staat wie Deutschland, wo es - speziell für die Vertretungen fremder Staaten - eine schwer überschaubare Anzahl von Urkundenbehörden gibt. Üblicherweise wird zu diesem Zweck eine Vorbeglaubigung der Urkunde durch deutsche Stellen verlangt, gelegentlich auch eine weitere Beglaubigung, die als Endbeglaubigung oder auch als Überbeglaubigung bezeichnet wird. Verbindliche Auskünfte zu den Voraussetzungen einer Legalisation und den Gebühren erhalten Sie von der betreffenden ausländischen Vertretung in Deutschland.

 

 

V. Vorbeglaubigung / Endbeglaubigung

 

Die Legalisation einer Urkunde wird somit aus praktischen Gründen üblicherweise erst dann vorgenommen, wenn die Urkunde vorbeglaubigt worden ist. Wer diese Vorbeglaubigung erteilen kann, ist in der nachfolgenden Übersicht dargestellt. Da die Zuständigkeit in den Bundesländern unterschiedlich geregelt ist, sollten Sie sich im Zweifelsfall beim Aussteller der Urkunde erkundigen. Im Allgemeinen sind zuständig für:

 

a) Urkunden der Verwaltungsbehörden (z.B. Personenstandsurkunden, Meldebescheinigungen):

Regierungspräsidenten; Präsident des Verwaltungsbezirks; Bezirksregierung;

in Ländern, in denen keine Regierungsbezirke eingerichtet sind: die Landesinnenministerien

in Berlin: Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten

in Bremen und Hamburg: Senatsverwaltung oder Behörde für Inneres;

in Niedersachsen: Polizeidirektionen in Braunschweig, Göttingen, Hannover, Lüneburg, Oldenburg und Osnabrück;

in Rheinland-Pfalz: Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion in Kaiserslautern;

in Sachsen: Landesdirektionen in Chemnitz, Dresden und Leipzig;

in Sachsen-Anhalt: Landesverwaltungsamt in Magdeburg;

in Thüringen: Landesverwaltungsamt in Weimar.

 

b) gerichtliche und notarielle Urkunden:

Land- (Amts-)gerichtspräsidenten

 

c) Urkunden der Schulen oder Hochschulen:

wie für Urkunden der Verwaltungsbehörden;

In den folgenden Bundesländern gelten jedoch abweichende Zuständigkeiten:

Baden-Württemberg: Ministerium für Kultus und Sport oder Ministerium für Wissenschaft und Forschung;

Brandenburg: Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kultur;

Saarland: Ministerium für Bildung, Kultur und Wissenschaft;

 

d) Handelspapiere (Ursprungszeugnisse, Handelsrechnungen u.ä.):

Industrie- und Handelskammern sowie Handwerkskammern

 

e) polizeiliche Führungszeugnisse

Bundeszentralregister beim Bundesamt für Justiz in Bonn:

http://www.bundesjustizamt.de/cln_115/nn_2037732/DE/Themen/Buergerdienste/BZR/WohnortA/ WohnortA__node.html?__nnn=true

 

Die Vertretungen der nachfolgend genannten Staaten verlangen für die Legalisation deutscher Urkunden - unabhängig von der oben beschriebenen Vorbeglaubigung - zusätzlich eine sogenannte Endbeglaubigung:

Afghanistan, Bangladesch, China, Irak, Iran (außer für Hochschulzeugnisse), Jordanien, Kambodscha, Katar, Libanon (nur für Schul- und Ausbildungsnachweise), Mali, Myanmar, Nepal, Ruanda, Saudi Arabien, Somalia, Sudan, Syrien, Togo.

 

Das Auswärtige Amt hat die Erteilung der Endbeglaubigung deutscher Urkunden auf das Bundesverwaltungsamt übertragen (Anordnung vom 21. Februar 1969). Das Auswärtige Amt befasst sich seither nicht mehr mit der Endbeglaubigung von Urkunden; die ausländischen Vertretungen in Deutschland wurden hierüber unterrichtet.

 

Das Bundesverwaltungsamt erreichen Sie wie folgt:

 

Postanschrift:

Bundesverwaltungsamt

Beglaubigungen

Referat ZMV II 6

50728 Köln

Tel: 0228-99358 4100

E-mail: beglaubigungen@bva.bund.de

 

Hausanschrift:

Eupener Str. 125

Neues Technologiezentrum

50933 Köln-Braunsfeld

 

http://www.bva.bund.de/DE/Organisation/Abteilungen/Abteilung_II/Legalisation/legalisationinhalt.html

 

Das Bundesverwaltungsamt kann nur dann die Endbeglaubigung erteilen, wenn die Urkunde von der zuständigen Stelle (siehe oben) vorbeglaubigt wurde.

 

 

VI. Beglaubigung von Übersetzungen

 

Übersetzungen gelten als Sachverständigenleistungen, nicht als öffentliche Urkunden. Der Bestätigungsvermerk oder -stempel eines öffentlich beeidigten oder anerkannten Übersetzers lässt die Übersetzung nicht zu einer öffentlichen Urkunde werden. Die unter Ziffer II bis V beschriebenen Beglaubigungs- und Apostille-Verfahren sind daher auf Übersetzungen nicht anwendbar.

 

Es besteht jedoch die Möglichkeit, dass der zuständige Gerichtspräsident die Eigenschaft des Übersetzers als anerkannter Sachverständiger bestätigt. Diese amtliche Bestätigung ist eine öffentliche Urkunde, für die anschließend eine Haager Apostille oder die Legalisation erteilt werden kann.

 

Ob eine in Deutschland gefertigte Übersetzung in einem anderen Staat anerkannt wird, unterliegt dem Recht des Staates, in dem die Übersetzung verwendet werden soll.

 

Auswärtiges Amt, Stand März 2015

 

Hinweis: Alle Angaben in diesem Merkblatt beruhen auf den Erkenntnissen und Erfahrungen des Auswärtigen Amts zum Zeitpunkt der Abfassung. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit, insbesondere wegen zwischenzeitlich eingetretener Veränderungen, kann keine Gewähr übernommen werden.

 

 

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